Zum Jahreswechsel empfehlen wir aus Gründen der Übersicht und der Geschwindigkeit von XPERT
einen neuen Beglaubigungssammelakt anzulegen.

Dazu gehen Sie bitte wie folgt vor:

Legen Sie über Akten/Akt neu anlegen einen neuen Akt an. Bitte befüllen Sie die entsprechenden
Felder in der Aktanlagemaske.

– Regelkreis: falls Regelkreise verwendet werden, wählen Sie den gewünschten Regelkreis
entsprechend aus, ansonsten kann dieses Feld leer gelassen werden.

– Aktenzahl: die vorgeschlagene Aktenzahl mit „BEGL-JJJJ“ (= neues Jahr) überschreiben

– Aktkategorie: das Häkchen bei Akt setzen

– Federführer: Notar auswählen

– Akt-Art: durch drücken auf den …-Button kommen Sie in die Auswahl der Akt-Arten. Hier ist
die Akt-Art „Y00“ zu wählen.

Wenn der neue Akt angelegt wird, werden Sie die Meldung erhalten, dass die Aktenzahl nicht dem
eingestellten Format entspricht. Diese Meldung ist bitte mit JA zu bestätigen.

Der angelegte Akt öffnet sich und die Beschreibung kann eingetragen werden (zum Beispiel
„Sammelbeglaubigungen 2026).

Der Akt kann entweder über den weißen Stern und Optionen oder der Schaltfläche Optionen als
Favorit markiert werden.

Damit ist der Beglaubigungssammelakt für das neue Jahr erstellt und muss nur noch zugeordnet
werden. Die Zuordnung ist in den Einstellungen/Konfiguration/Notariat/Beglaubigung zu wählen:

Unter Sammelakt für Beglaubigungen ist der soeben angelegte Akt zu hinterlegen und die
Konfiguration mit dem grünen Häkchen zu bestätigen. Nun ist alles vorbereitet, um die Beglaubigungen
für die „Laufkundschaft“ im neuen Beglaubigungssammelakt abzuspeichern.

Bei Sammelakten für Grundbuch- und Firmenbuchauszüge können Sie ebenfalls so vorgehen – bis auf
die Aktenzahl und die Beschreibung im Akt, bleiben die Einstellungen gleich. In der Konfiguration ist
hierfür nichts weiter einzustellen.