Literaturverwaltung

Zurück zur Quelle? Kein Problem!

Eine Bibliotheksverwaltung wie aus dem Lehrbuch!

Für die Arbeit eines Anwalts ist eine gut sortierte juristische Bibliothek das Um und Auf. Doch mit steigender Anzahl der Bücher (aber auch der Mitarbeiter) steigt der Verwaltungsaufwand enorm. Mit einfachen Tabellenkalkulationen lässt sich diese Arbeit kaum mehr bewältigen! Die jurXPERT Literaturverwaltungs-Software wurde speziell für die Bedürfnisse von Rechtsanwaltskanzleien entwickelt – mit dem zusätzlichen großen Vorteil, dass sie in eine ausgereifte Anwaltssoftware eingebettet werden kann.

Bereits in der Basisvariante werden neben der leistungsfähigen Medien-Verwaltung auch noch andere Anforderungen, wie Recherche und Medienanlage über Internet, erfüllt. Ein praxiserprobtes Ausleihsystem über ISBN-Nummer bzw. Barcode-Reader ergänzen dieses Modul – und das zu einem Bruchteil der Kosten vergleichbarer Lösungen.

Das Pro Modul erweitert den Funktionsumfang um statistische Auswertungen, mehrwährungsfähiges Bestellsystem per Email, Lieferkontrolle und Budgetierungen bei einem Medienumfang von mehr als 3000 Medien!

Die Literaturverwaltung

Die jurXPERT Literaturverwaltung bietet ein exzellentes Preis- Leistungs-Verhältnis, ist modular aufgebaut und für Kanzleien jeder Größenordnung ab 500 Medien sinnvoll einzusetzen. Optimalerweise wird das Modul in jurXPERT integriert, es ist aber auch bei Kanzleien ohne oder mit anderen Softwarelösungen einsetzbar.

Das leistungsstarke Bibliotheksverwaltungs-Modul kann nicht nur Bücher, sondern Medien aller Art (CD-ROMs, DVDs, Zeitschriften, Kommentare, Dissertationen, Loseblattsammlungen etc.) im Sinne einer Mustersammlung verwalten. Ein umfangreiches Informationssystem sorgt für umfassendes Wissen auf einen Blick: Zur Verfügung stehen eine individuelle Beschlagwortung, Fußnoten, Rezensionen, Synonyme oder Kommentare, nach denen auch mittels Volltextsuche gesucht werden kann.Besonders komfortabel ist die userspezifische Verwaltung und Wiederverwendung der letzten 100 Suchanfragen. Neben der Medienverwaltung steht auch eine Autoren-, Stellplatz- oder Verlagsverwaltung zur Verfügung.

Medienerfassung und Ausleihe

In der Bibliothek verfügbare Medien können von jedem berechtigten User reserviert bzw. im Anschluss direkt über ISBN-Nummer und/oder Barcode-Reader entliehen werden.
Gerade für den Aufbau einer Bibliotheksdatenbank, und zwar bei der Medienerfassung, ist Hilfe höchst willkommen. Diese stellen öffentliche Bibliotheksserver, die sog. Z39.50-Server, über das Internet zur Verfügung. Mittels ISBN-Nummern werden zu Medien schnell Informationen wie Autor, Titel, Verlag usw. von diesen Z39.50-Servern eingelesen. Nach Ergänzung mit individuellen Einträgen wie Aufbewahrungsort, Anzahl der Exemplare oder der Info, ob das Medium Privateigentum eines Mitarbeiters ist, kann das Medium abgespeichert werden. Mit der Literaturverwaltung Pro wird der Funktionsumfang nochmals erweitert: Nicht nur die Erfassung von Einzelmedien, sondern nun auch von ganzen Beständen in Form von Mediendateien im MAB, UNIMARC oder MARC21-Format ist möglich – ebenso wie umfangreiche statistische Auswertungen (Ausleihdauer, überfällige Bücher aufgrund von Ausleihfristen inkl. Mahnsystem, Einkaufsverhalten,-) sowie ein mehrwährungsfähiges Bestellsystem.

Vertragsmodul

Die Vertragsvorlagen

In XPERT werden standardmäßig Worddokumente als .doc und nicht als .rtf erstellt. Der Vorteil liegt unter anderem darin, dass eventuell vorhandene grafische Briefköpfe komprimiert abgespeichert, der Speicherplatz drastisch reduziert und die Speicher- und Ladezeiten beschleunigt werden können. Viele der in XPERT vorhandenen Felder können für individuelle Vorlagen ausgelesen werden und damit Worddokumente (.doc) erstellt werden. Mit der neuen internen Word-Erstellungsmethode kann der Erstellungsprozess nun dramatisch beschleunigt werden. Das Vertragsmodul unterstützt Sie bei der Anlage und Verwaltung von umfassenden Musterverträgen und Textbausteinen. Dabei können Verträge mittels angepasster Vertragsvorlagen entweder weitgehend vollautomatisch erstellt oder alte Verträge in Word durch interaktives Einfügen von Aktdaten und Textbausteinen an der Cursorposition angepasst werden.

Pro Aktart ist der Akt individuell durch Rollen, benutzerdefinierte Felder (Zahl, Betrag, Datum, Text, Memo) sowie Checkboxes & DropDowns gestaltbar.
Pro Rechtsgebiet werden Schablonen, Rollen, Felder und entsprechende Musterverträge und Anträge ausgeliefert.

Die Textbausteine

Diese können gleichermaßen in automatisierten Musterverträgen, als auch ganz leicht interaktiv für die Abänderung in beliebigen alten Verträgen verwendet werden.
Die Textbausteine können beliebige Formate haben – beim Import werden ausschließlich die spezifischen Vertragsdaten berücksichtigt und das Format des Standardvertrags wird automatisch übernommen.

Verwendete Textbausteine können selbst im fertigen Vertrag noch speziell markiert, abgeändert und danach als neue Version in das Textbausteinsystem exportiert werden.
Das Rückschreiben von geänderten Daten im Vertrag direkt in die Akt- und Personenfelder ist genauso möglich, wie das nochmalige Rausmischen/Aktualisieren bereits fertiger abgeänderter Verträge. Im Zusammenspiel mit dem Statistik-Modul Pro kann sich die Kanzlei ein leistungsfähiges CRM-System aufbauen. Beliebige Felder (Umsatzgröße, Mitarbeiteranzahl, Interessen, etc) können strukturiert bei den Personen eingegeben werden. Diese Felder können für Marketingaktivitäten ausgewertet und damit Einladungen an Mandanten (Serienbriefe, Serienmails) erstellt werden.Ausgefeilte Markierungsmechanismen speichern, wer eingeladen wurde und wer gekommen ist.

Insolvenzverwaltung

XPERT MODUL INSOLVENZVERWALTUNG BASIS

MIT jurXPERT BIETEN SIE KONKURSRICHTERN DAS GEWISSE „EXTRA“ UND HEBEN SICH VON DER MASSE DER INSOLVENZVERWALTER AB

Übersichtliche Eingabemasken bieten Ihnen alle Möglichkeiten, um unterschiedlichste Anforderungen zu erfüllen:

Darunter fällt das Erfassen der primären Daten, wie Insolvenzverwalter, Stellvertreter, Sachbearbeiter, Datum der Insolvenzeröffnung, Anmeldefrist, Prüfungs- und Berichtstagsatzungen. Im Bedarfsfall können hier auch Gläubigerausschussmitglieder definiert werden. Des Weiteren können Bankdaten (Insolvenzanderkonto und Fortführungskonto), Parameter für Telebankingüberweisungen, Angaben zu Behörden (zuständiges Finanzamt samt Steuer-Nr. und IEF-Geschäftsstelle samt Aktenzahl), Informationen zum Betrieb (Abteilungen, Unternehmensfortführung bzw.-Schließung), Buchhaltung (optional bei Verwendung des jurXPERT Zusatzmoduls Buchhaltung), Angaben zu einem allfälligen Sanierungsplan sowie hinsichtlich der Insolvenzaufhebung erfasst werden. Somit stehen alle wesentlichen Daten und Informationen eines Insolvenzverfahrens schnell und übersichtlich zur Verfügung.

Angemeldete Forderungen können sowohl als Gesamtforderung, aber auch aufgegliedert in Einzelbeträge (z.B. mehrere Rechnungen, Kapital, Zinsen, Kosten, Zinsen aus Kosten u.vm.) erfasst werden. Oft wiederkehrende Rechts- und Bestreitungsgründe lassen sich für eine Schnellauswahl leicht und bequem individuell anlegen.

Eine gleichzeitige Eingabe von bedingten und unbedingten Forderungen ist selbstverständlich genauso möglich, wie das Erfassen von Sicherstellungen, Rückstehungen sowie Angaben zu Aus- und Absonderungen. Anmerkungen hierzu finden sich im Anmeldungs-/Abstimmungsverzeichnis sowie im Verteilungsentwurf wieder.

Alle angemeldeten Forderungen werden in einem eigenen Aktenmenü übersichtlich dargestellt, wobei diese Übersicht durch individuelle Filter- bzw. Gruppierungseinstellungen im Bedarfsfall angepasst werden kann.

Betragsmäßige Änderungen der Forderungen aufgrund von Forderungseinschränkungen bzw. -rückziehungen und nachträglichen Forderungsanerkenntnissen können historisch gespeichert werden. Dies ermöglicht eine bessere Übersicht über die Änderungen der einzelnen Forderungsbeträge. Sofern gewünscht, wird im Anmeldungs-/Abstimmungsverzeichnis hierfür ein entsprechender Vermerk angedruckt. Schriftsätze für nachträgliche Forderungsanerkenntnisse können direkt aus der Insolvenzforderung heraus erstellt werden und stehen anschließend für die Einbringung mittels webERV zur Verfügung. Sollten betragsmäßige Änderungen bei bereits erfassten Forderungen Auswirkungen auf das Stimmrecht haben, werden diese Änderungen auf Wunsch automatisch übernommen.

Selbstverständlich ist auch die Eingabe von IEF-Übergängen bei angemeldeten Dienstnehmerforderungen möglich und kann für diese ebenfalls ein Vermerk im Anmeldungs- bzw. Abstimmungsverzeichnis abgebildet werden. Rechnerisch werden diese IEF-Übergänge sowohl im Verteilungsentwurf als auch bei einer vorzunehmenden Verteilung berücksichtigt.

Verteilungsentwürfe können auf Basis des Verteilungsbetrages oder anhand der Quote automatisch berechnet und erstellt werden. Allfällige, an das Finanzamt zu entrichtende Dienstnehmerabgaben werden im Bedarfsfall ebenfalls automatisch errechnet und berücksichtigt.. Verteilungen an die Gläubiger werden auf Knopfdruck mittels Telebanking oder Zahlscheindruck erstellt, hier kann zwischen Einzel- und Sammelüberweisungen gewählt werden. Ein übersichtliches Überweisungsprotokoll steht sowohl für Einzel- als auch Sammelüberweisungen zur Verfügung.

Vor einer anberaumten Sanierungsplantagsatzung lässt sich das Stimmverhalten der Gläubiger simulieren; hierbei werden Kopf- und Summenmehrheit berechnet und angezeigt.

Für das Erfassen der Einnahmen und Ausgaben des Insolvenzanderkontos steht das optionale Modul Buchhaltung zur Verfügung. Buchhaltung und Konkursakt sind miteinander gekoppelt, sodass jederzeit eine Zwischen- und/oder Schlussrechnung direkt aus dem Insolvenzakt erstellt werden kann.

Zu den Standard-Dokumenten, die jurXpert automatisch generiert, zählen das Anmeldungsverzeichnis, Abstimmungsverzeichnis, Bestreitungsbenachrichtigungen, Gläubigerverzeichnis, Adressetiketten u.a.

Zusätzlich bietet jurXpert diverse Insolvenzvorlagen, wie z. Bericht des Insolvenzverwalters, Antrag auf Schließung des Unternehmens, Bestreitungsrückziehung, Stellungnahme zu Aus- und Absonderungen u.a. sowohl im Word®- als auch im ERV-Format an.

Durch die Integration der Insolvenzverwaltung in der „normalen“ Aktenverwaltung können parallele Verfahren (wie Bestreitungs-, Anfechtungsprozesse etc.) leicht mit dem Konkursakt verbunden werden und sind diese im Konkursakt als verbundene Akten dargestellt.

 

XPERT MODUL INSOLVENZVERWALTUNG PRO

BEEINDRUCKEN SIE MIT GEBALLTEM WISSEN AUF KNOPFDRUCK. PROFI-INSOLVENZVERWALTUNGS-FEATURES FÜR PROFI-MASSEVERWALTER

Zusätzlich zu den Basisfunktionen kommen weitere Spezialfeatures hinzu:

Die Verwaltung von Masseforderungen, wobei diese mit ihren Rängen und Fälligkeiten erfasst werden können.

Bei einer angezeigten Masseinsuffizienz steht Ihnen die automatische Berechnung einer allfälligen Masseverteilung unter Berücksichtigung des Forderungsranges zur Verfügung.

Wie bei einer Insolvenzverteilung können zur Begleichung laufender Masseforderung als auch zur Durchführung einer Masseverteilung Überweisungen generiert und mittels Telebanking bzw. Zahlscheindruck weiterverarbeitet werden.

Bei Verwendung des optionalen Moduls „Buchhaltung“ können die überwiesenen Masseforderungen in die Buchhaltung übergeleitet werden, wodurch sie ohne weitere Arbeitsschritte in der Zwischenrechnung aufscheinen.

Für den Verteilungsentwurf und die vorzunehmende Verteilung wird zur Quotenberechnung der Saldo aller offenen Masseforderungen automatisch berücksichtigt. Bei Verwendung des optionalen Moduls „Buchhaltung“ wird der aktuell gebuchte Stand des Insolvenzanderkontos aus der Buchhaltung für die Gesamtmasse herangezogen. Selbstverständlich können diese Zahlen ebenso manuell eingegeben bzw. überschrieben werden.

Zusätzlich ist es möglich, Quotenberechnungen für Zahlungspläne anhand der Ratenanzahl oder Ratenhöhe vorzunehmen und entsprechende Ratenzahlungspläne zu erstellen.

Als besonderes Highlight steht Ihnen die vollautomatische Berechnung der Insolvenzverwalterentlohnung zur Verfügung, welche unter Berücksichtigung der Bestimmungen des RATG erfolgt. Hierfür wird ein Großteil der erforderlichen Parameter direkt aus dem Insolvenzakt ausgelesen und entsprechend verarbeitet, wobei sämtliche Werte im Bedarfsfall auch manuell übersteuert werden können. Perfekt abgerundet wird der Workflow durch die ebenfalls vollautomatische Berechnung der Belohnung der Gläubigerschutzverbände und der Pauschalgebühr sowie der Möglichkeit, diese Werte in einen an Ihre Bedürfnisse anpassbaren Schlussbericht zu Übernehmen. Des Weiteren besteht die Option, hierfür offene Masseforderungen zu bilden, die nach Vorliegen der Genehmigung der Schlussrechnung, per Knopfdruck zur Überweisung gebracht werden können.

Erfasste Parallelkonkurse/Solidarhaftungen werden insofern berücksichtigt, als mögliche Doppelanmeldungen angezeigt und Verteilungsbeträge im anderen Konkurs, der solidarisch haftet, berücksichtigt werden. Bei gefundenen Parallelanmeldungen werden die Daten optional übernommen.

Bezüglich des Anlagevermögens des Schuldners gibt es die Möglichkeit, dieses zu erfassen und, falls notwendig, als Sondermasse mit Bankverbindung einzutragen.

Mit dem Tool Einnahmen/Ausgabenrechnung kann für den Schuldner eine sog. Haushaltsrechnung geführt werden. Mit Hilfe dieser Haushaltsrechnung können eine Bestandsaufnahme der Einkommenssituation getroffen, aber auch verschiedene Szenarien für eine Verbesserung der Schuldensituation dargestellt werden.

Werden Dienstnehmer des Schuldners im Insolvenzverfahren übernommen, können diese übersichtlich, zusammen mit spezifischen Informationen, wie Eintrittsdatum, Gehalt, einzuhaltender Kündigungsfrist etc. verwaltet werden. Wurden im Programm bereits die Abteilungen eines Unternehmens angelegt, können Dienstnehmer einer dieser Abteilungen zugeordnet werden. Bei einer allfälligen Schließung des Unternehmens (bzw. Schließung einzelner Abteilungen) können an die betroffenen Dienstnehmer in weiterer Folge z.B. Kündigungsschreiben generiert werden.

IEF-Übergänge können auch unter Berücksichtigung aller Teilbescheide erfasst und verwaltet werden.

Für die Ausgabe des Anmeldungsverzeichnisses stehen zusätzlich diverse Filtermöglichkeiten, wie z.B. das Einschränken auf einzelne Gläubiger, auf „nur anerkannte“ bzw. „nur bestrittene“ Forderungen, Sicherstellungen u.v.m. zur Verfügung.

Beim Erstellen des Anmeldungs- bzw. Abstimmungsverzeichnisses, Gläubigerverzeichnisses etc. ist die Ausgabe nicht alleine auf das Drucken beschränkt. Es besteht zusätzlich die Möglichkeit des Erstellens einer Datei im Format RTF, HTML oder auch PDF, welche z.B. gleich zum Versenden per email verwendet werden kann. Eine zusätzliche Option stellt das Generieren eines Word® Dokuments dar, mit welchem eine weitere individuelle Bearbeitung ermöglicht wird.

Unter Verwendung des optionalen Moduls Buchhaltung können Sie beliebig viele Umsatzsteuervoranmeldungen gleichzeitig in nur einem Arbeitsschritt erstellen und entweder als fertig befülltes PDF-Formular oder als XML-Datei für den Import in FinanzOnline auswerfen lassen. Zur einfacheren Kontrolle kann zusätzlich wahlweise die Zwischenrechnung aller betreffenden Insolvenzverfahren, eingeschränkt auf den gegenständlichen Zeitraum, gedruckt werden.

 

Workflow-Modul

Damit alle an einem Strang ziehen…

Arbeitsabläufe optimieren und vereinfachen

Nützen Sie die vielfältigen Möglichkeiten dieses „Workflow-Vereinfachungsmoduls”! Mit wenigen Mausklicks können Sie z. B. ein Worddokument mit einem sinnvollen und beschreibenden Namen im richtigen Unterordner abspeichern, automatisch in ein PDF mit Wasserzeichen (z.B. „Entwurf”) umwandeln und dieses PDF-File per Email an den Mandanten versenden – selbstverständlich mit der korrekten Email-Adresse! Dank der perfekten Personenverwaltung von jurXPERT. Genauso leicht geht dann das automatisierte Verzeichnen von Emails und Fax-Nachrichten von der Hand.

Auch im Verzeichnen von erledigten Terminen oder Aufgaben werden Sie optimal unterstützt: In kürzester Zeit lässt sich ein Eintrag aus dem Kalender, der Fristenliste oder einem Akt sofort in eine vordefinierte Leistung überleiten. Mittels eines frei definierbaren Leistungsstatus („abgeschlossen”, „kontrolliert”, „Post”, etc.) steuern Sie den Workflow der Kanzlei-Leistungen bzw. -Dokumente.

Das Workflow-Modul

Bilden Sie den Arbeitsablauf Ihrer Kanzlei im jurXPERT Workflow-Modul ab und optimieren Sie so Ihre täglichen Kanzleitätigkeiten! Mit Hilfe des „Magic Button” und des „Magic Folder” können Sie unter anderem E-Mails, PDF Dokumente, Excel®-Tabellen und Internet Seiten (z. B.: Online- Datenbanken wie LexisNexis® Online und RIS®) direkt als Leistung im Akt verzeichnen. Beliebige eingescannte Dokumente können besonders leicht mittels PopUp bzw. jurXPERT-Explorer in den Akt strukturiert verspeichert und verzeichnet werden.

Emails werden von jurXPERT mit „sprechenden” Dateinamen versehen, damit diese Mails jederzeit einfach gefunden werden können. Outlook®-Ordner werden überwacht, sodass Mails nach dem Versenden automatisch im Akt inkl. der entsprechenden Leistung gespeichert werden können.

Mit individuell einstellbaren Dokumentarten lassen sich Abläufe von der Dokument-Erstellung bis zur korrekten Leistungserfassung festlegen. Dokumente werden nach individuellen Vorgaben gespeichert. Dabei werden beide Abläufe – zuerst Leistung, dann Dokument und umgekehrt – perfekt unterstützt.

Die PDF-Schnittstelle

Das Workflowmodul kann mit der „jurXPERT PDF-Integration” erweitert werden. Dieser ermöglicht es, mehrere Dateien zu einer PDF-Datei umzuwandeln – und unterstützt dabei unterschiedlichste Formate und PDF-Funktionen, wie Wasserzeichen, Verschlüsselung, etc.

Schriftsätze im Word-Format können von jurXPERT selbstständig in PDFs umgewandelt werden und sind so in kürzester Zeit webERVsendefähig! Als weitere Option kann z.B. definiert werden, ob PDFs nach der Erstellung gleich als Email versendet werden sollen. Termineinträge (z.B. Konferenzen) können direkt in Leistungen umgewandelt werden: Die erfasste Termindauer wird dann als tatsächliche Dauer der Leistung gespeichert. Eine manuelle Doppelerfassung von Termin und Leistung, wie üblicherweise notwendig, entfällt hier vollständig!

Für ein perfektes Controlling von Dokumenten, die von Ihrer Kanzlei erstellt und dann außer Haus gehen sollen, lassen sich für die einzelnen Bearbeitungsschritte individuelle Leistungsstati anlegen. So besteht stets ein aktueller Überblick, welche Dokumente schon versendet wurden und welche noch im Haus sind!

Schnittstellenmodul

Externe Informationen in die eigene Datenbank übernehmen

Ein Tool für (fast) alle Fälle!

Das in Österreich einzigartige Schnittstellenmodul von jurXPERT bietet Ihnen wertvolle Möglichkeiten, wenn es darum geht, Auszüge von externen Datenbanken – wie Firmen oder Grundbuch – nicht nur auszudrucken, sondern auch als Daten zu verarbeiten.

Wer schon einmal für eine Gesellschaft mit vielen Funktionsträgern einen Firmenbuchantrag einbringen musste, wird dankbar über die genial einfache Importfunktionalität von jurXPERT sein. Mit einem Mausklick werden Firma und Funktionsträger als Personen angelegt bzw. abgeglichen, falls die Person schon vorhanden ist. Sie können so mindestens 50 Cent an Kosten ersparen – pro Person! Mit der Importfunktion können Sie für den Grundbuchsantrag im webERV den IST-Zustand einer Grundbuchseinlage übernehmen – damit haben Sie sozusagen schon die halbe Miete! Von hier aus und mit Unterstützung des Grundbuch-Wizards von jurXPERT haben Sie blitzschnell einen neuen Grundbuchsantrag!

Das Schnittstellenmodul

Dieses Modul ermöglicht die Datenübergabe und -übernahme von/an externe Datenbanken:

– Grundbuch
– Firmenbuch
– Zentralmelderegister
– Exekutionsregister
– Archivium
– Ediktsdatei (Insolvenzdatei)
– FinanzOnline®
– LexisNexis®Online
– RIS®
– www.herold.at®

Je nach Datenbank stehen unterschiedliche Funktionen zur Verfügung, die vor allem bei Firmen und Grundbuchsabfragen, sowie ZMR-Abfragen ein hocheffizientes Arbeiten möglich machen: So kann jurXPERT Ergebnisse von Direktabfragen automatisch mittels Datenimport in die Stammdaten übernehmen! Durch diese Möglichkeit des Datenimports kann z.B. die Anlage einer Firma mit einer Vielzahl von Funktionsträgern (Geschäftsführer, Prokurist, etc.) rasch und fehlerresistent durchgeführt werden. Per Mausklick werden die entsprechenden Personen automatisch und korrekt von jurXPERT angelegt. Durch diese Unterstützung spart die Kanzlei bei der Erfassung von Daten Zeit – und damit letztlich Geld.

Änderungs- statt Vollabfrage

Will man lediglich überprüfen, ob ein Grundbuchs- oder Firmenbuchantrag durchgeführt wurde, besteht keine Notwendigkeit einer Vollabfrage mehr – die zumeist gegenüber dem Mandanten gar nicht verrechnet werden kann.

Mit jurXPERT besteht die Möglichkeit, sogenannte „Änderungsabfragen“ durchzuführen. Erst wenn eine höhere TB- (oder FB-)Zahl vorhanden ist, führt jurXPERT Vollabfragen durch. Auszüge werden automatisch direkt in den Akt gespeichert – auf Wunsch sogar als umgewandelte Word®-Datei mit eingebettetem Kanzleibriefkopf – und eine Leistung wird samt einer Barauslage verbucht! Aber auch Plomben-, Namens- und Stapelabfragen werden von jurXPERT unterstützt. Die Archivium-Schnittstelle erleichtert das Signieren von Urkunden, da Parteiendaten von jurXPERT nach Archivium übertragen und nicht manuell angelegt werden müssen.

Im Gegenzug wird die Archivierungsnummer aus Archivium von jurXPERT übernommen, sodass eine weitere klassische Fehlerquelle beseitigt ist. Ergebnisse von LexisNexis® Online-Abfragen werden als Dokumente im Akt und die dazugehörigen Suchbegriffe als Notizen zur automatisch angelegten Leistung gespeichert.

Dokumentenmanagement

Nie wieder den Überblick verlieren!

Dokumente bereits im Basisumfang übersichtlich verwalten

Als leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem, das speziell an die Bedürfnisse von Rechtsanwälten angepasst wurde, kann das jurXPERT Dokumentenmanagement-System sämtliche Dateien – Microsoft Word®-Dokumente, digitale Fotos (z.B. Beweisfotos, Unfallfotos), Emails, PDF-Dokumente, Excel®-Tabellen, Audiodateien (z.B. Telefongespräche, Konferenzen, Diktate) oder andere – direkt im Akt speichern. Das lästige Suchen nach Dokumenten gehört somit der Vergangenheit an!

Durch das Spiegeln von Windows®-Ordnern und dem Abspeichern von Dokumenten mit „sprechenden” Namen können Sie auch auf Akt-Dokumente zugreifen, ohne jurXPERT zu öffnen. Somit kann es Ihnen nicht wie anderen Anwaltskollegen passieren, dass Sie versehentlich das falsche Dokument versenden, weil es mit einem wenig aussagekräftigen Dateinamen (z.B. einer fortlaufenden Nummer) gespeichert wurde. Die Kanzlei kann in vielen Bereichen die Dokument- bzw. Ordnerstruktur speziell konfigurieren – und gewährleistet damit eine einheitliche Struktur innerhalb des Unternehmens.

Das Dokumentenmanagement

Pro Akt legt das Programm einen eigenen Dokumentenordner an, der fortan als Speicherort für sämtliche Dateien dieses Aktes dient. jurXXPERT orientiert sich hinsichtlich Bedienbarkeit und Funktionalität am Windows Explorer® und am Betriebssystem. Sprich: sämtliche Programme, die im Windows®-Kontextmenü zur Verfügung stehen (z. B. WinZip®, WinRar®, Deltaview®, Antivirusprogramme, etc.) können direkt über jurXPERT angesprochen werden.

Das Dokumentenarchiv eines Aktes ist auch außerhalb von jurXPERT aufrufbar. Dokumente können von dort anhand des Dateinamens gut erkannt und leicht geöffnet werden. jurXPERT unterstützt das so genannte Drag and Drop: Dokumente können mit der Maus leicht von einem in einen anderen Akt oder von außen in einen bestehenden Akt kopiert oder verschoben werden. Beim Abspeichern von Dokumenten besteht die Möglichkeit, selbstdefinierte Namensvorgaben und Unterordner anzulegen, um Dokumente in einer gewohnten Ordner- und Dateistruktur darstellen zu können. Das Arbeiten mit Dokumentarten optimiert zusätzlich den Erstellungsprozess.

PDF-Integration

Das Windows-Kontextmenü wird zusätzlich mit weiteren Funktionen erweitert: Zum Beispiel mit dem Vergleich von Dokumenten, der Versendung per Mail an Aktpersonen oder einer Konvertierungsmöglichkeit in PDF-Dateien (zusätzlich Workflow-Modul und PDF-Schnittstelle notwendig).

Aus jeder Leistung heraus lassen sich Word-Dokumente erstellen, wobei auch mehrere Vorlagen zugeordnet werden können. Standardmäßig wird eine umfangreiche Vorlagensammlung angeboten. Diese Sammlung lässt sich individuell erweitern, wobei bestehende Vorlagen editiert werden können. Dokumente können auch nachträglich mit Leistungen verbunden werden. Unterstützt wird auch die Dokumentversionierung, wodurch Änderungen leichter nachzuvollziehen sind. Durch die Vollintegration von Microsoft Produkten (Word®, Excel®, Internet-Explorer®-Seite) lassen sich auch Dokumente, die außerhalb von jurXPERT erstellt werden, in eine PDF Datei konvertieren. Die jurXPERT-Lizenz kann auch durch andere Zusatzprogramme (jurXPERT Volltextsuche als integriertes Dokumentenmanagement oder Fremdsoftware, wie Hummingbird®, Windream®, Alfresco® etc.) erweitert werden.

Personenverwaltung

jurXPERT gibt Menschen Profil

Die Personenverwaltung ist das Herz jeder Kanzlei. Bislang scheitern viele Lösungen an der konsequenten und einfachen Erfassung in einer zentralen Datenbank. Oft sind Personendaten auf verschiedene Datenbanken in der Kanzlei verteilt, sodass Mehrfacheingaben und der laufend notwendige Abgleich dieser Datenbanken die Kanzlei unnötig belasten. jurXPERT hingegen dient als zentrale Datenbank, die z.B. mit Microsoft Outlook® in Echtzeit abgeglichen werden kann. Auch andere Datenbanken können mittels Import/Export und Abmischmöglichkeiten eingebunden werden. Diese neue Form der Datenqualität hilft, Personen für nachhaltige Zwecke – wie Telefonie, Mail- und Faxerstellung, Marketingaktivitäten und Statistiken – einzusetzen.

jurXPERT unterstützt auch bei der laufenden neuen Datenanlage. Zum Beispiel durch den Import von Personen aus dem Grund- und Firmenbuch, dem ZMR-Register, aus Herold.at® und beliebiger Daten aus der Zwischenablage. Diese Daten können in Vorlagen, aber auch in alten Verträgen verwendet werden.

Die Personenanlage

Die einheitliche Grundstruktur für die Erfassung sämtlicher Personen (Mandanten, Anwälte, Gegner, Mitarbeiter, Ansprechpartner, Funktionsträger, etc.) ermöglicht den Zugriff auf eine zentrale Personendatenbank mit umfassender Kollisionsprüfung.
Automatismen – z.B. bei Vornamen und Rechtsformen – ermöglichen eine rasche Eingabe. Die inkrementelle Suche und Anlage von Personen erfolgt zeitsparend und übersichtlich über eine benutzerfreundliche Datenmaske.

Auch eine direkte Zuordnung von Ansprechpartnern, Beteiligten und Firmenstrukturen ist möglich. Das integrierte laufend aktualisierte Anwalts- und Gerichtsverzeichnis, lässt sich jederzeit mit den Stammdaten abgleichen – und ist daher immer auf dem aktuellen Stand. Dabei kann auf Anlagen aus Herold.at®, Daten aus der Zwischenablage (Outlook-Signatur), Firmenbuch und Grundbuch sowie ZMR-Register zurück gegriffen werden.

Die Daten von Liegenschaften mit Eigentümerstrukturen und Buchberechtigten können auf direktem Weg als solide Grundlage für Verträge und als Basis für das webERV-Grundbuch verwendet werden.

Vielfältige Anwendungen

Daten können problemlos in Word-Dokumente übernommen werden, wobei unterschiedliche Schreibweisen für natürliche und juristische Personen vorgegeben und auch in bereits bestehenden Verträgen eingesetzt werden können. Die Synchronisation mit Microsoft Outlook® (verschiedene Accounts einstellbar) ist in Echtzeit möglich (Zusatzmodul OutlookSync & Telefonie).

Pro Mitarbeiter kann definiert werden, welche Personen abgeglichen werden sollen – diese Filter ermöglichen erst den vernünftigen Einsatz der Daten am Handy oder PDA.

Die Abgleichsmöglichkeit mit der Ediktsdatei markiert automatisch insolvente Personen und betroffene Akten (Zusatzmodul Schnittstellenmodul).

Die CRM-Funktionalität kann über frei definierte Felder in beliebigen Strukturen erzielt werden – auch diese benutzerdefinierten Felder können ebenfalls als Suchkriterien bei der Personensuche verwendet werden (Zusatzmodule Vertragsmodul und Statistik Pro).

Leistungserfassung

Lückenlose Leistungserfassung sorgt für mehr Umsatz

So wie jeder Mensch verschieden ist, ist auch die Arbeitsweise jedes Mitarbeiters individuell. Während Sekretärinnen meist Leistungen direkt im Akt erfassen, sind Juristen es eher gewohnt, ihre Leistungen in einem zentralen Tool zu speichern.

Mit dem jurXPERT Leistungserfassungsblatt bietet jurXPERT genau diese Möglichkeit! Juristen, die selbstständig Leistungen im jurXPERT Leistungserfassungsblatt erfassen, entlasten das Sekretariat und steigern die Effizienz der Kanzlei. Das Tool ist so einfach zu bedienen, dass Sie sich dennoch zu 100% auf Ihre juristische Arbeit konzentrieren können.

Durch die Gegenüberstellung von Einheitssatz, Einzelleistung und Stundensatz in jedem Akt sowie der Möglichkeit, schnell einzelne Leistungen aus der Abrechnung zu nehmen, erhalten Sie eine Übersicht über die Kosten eines Aktes. In Echtzeit berücksichtigt jurXPERT jede Änderung und erstellt Honorarnoten – auf Wunsch sogar „geteilte Honorarnoten”.

Die Leistungserfassung

Leistungen werden entweder direkt im Akt oder über ein zentrales Erfassungstool – dem „Leistungserfassungsblatt” – mit Tarifen (Einheitssatz oder Einzelleistung) und Stundensatz dokumentiert. Bei der Zeitdauer kann zwischen tatsächlicher und verrechenbarer Zeit unterschieden werden. Zu jeder Leistung lassen sich bis zu fünf Mitarbeiter als Leistungserbringer und Barauslagen erfassen.

jurXPERT beherrscht die sogenannte „gemischte Abrechnung”: Einzelne Leistungen können nach einem anderem Ansatz als der übrige Akt abgerechnet werden. Zu Leistungen lassen sich mehrere Dokumentvorlagen zuordnen. Sie können sogar Webseiten und Notizen mit Leistungen verbinden!

Nach der Erfassung kann jurXPERT automatisch für Sie Kalendierungen setzen.

Beim Leistungserfassungsblatt stehen die Modi der Nach- und Echtzeiterfassung zur Verfügung. Pro Leistung sind auch mehrere Zeitabschnitte möglich. Pro Abschnitt lässt sich ein anderer Leistungserbringer oder eine andere Dokumentenversion zuordnen. Leistungen in diesem Tool können direkt im Akt gespeichert oder zentral hier erfasst und danach erst in die jeweiligen Akten übertragen werden.

Die Honorarlegung

Aus jurXPERT lassen sich vielfältige Dokumente – wie z.B. Leistungsaufstellungen, Honorarnoten, Stornonoten, Barauslagen-Honorarnoten, Gerichtskostennoten oder auch Akonto-Honorarnoten – erstellen.

Leistungen werden mit Werten aus Einheitssatz, Einzelleistung und Stundensatz angezeigt. Für eine Abrechnungssimulation lassen sich einzelne Leistungen abhaken (die neuen Abrechnungswerte werden in Echtzeit angezeigt) oder einfach eine neue Bemessungsgrundlage eintragen. jurXPERT kennt auch die Möglichkeit einer geteilten Honorarnote: mehrere Personen teilen sich die Kosten eines Aktes, wobei die Anteile in Prozenten oder absoluten Beträgen definiert werden können.

Mittels der sogenannten „permanenten Kostenänderung” lassen sich Änderungen auch von bestehenden Leistungen gleichzeitig durchführen.

Nach Honorarnoten-Erstellung erfolgt auf Wunsch eine Überleitung in die OP-Liste oder/und eine Kalendierung. jurXPERT beherrscht vielfältige Pauschalvereinbarungen, pro Akt oder direkt bei jeder Abrechnung. Sollte eine Honorarnote nicht korrekt sein, kann diese entweder gänzlich storniert oder mittels (Teil-) Gutschriften korrigiert werden.

Aktenverwaltung

Ihre Kerninformationen sind nur einen Mausklick entfernt.

Nicht der Kunde muss sich jurXPERT anpassen, sondern jurXPERT passt sich den Wünschen des Kunden an. Jede Kanzlei hat je nach Größe, Spezialisierung und Klientenzahl individuelle Anforderungen an eine Software.

Das geballte KnowHow in jurXPERT lässt sich punktgenau an diese Anforderungen anpassen und sorgt dafür, dass Sie besser und schneller arbeiten. Es bleibt so mehr Zeit für das Wesentliche.

Dieses Credo spiegelt sich insbesonders in der Nachbildung des Papieraktes und des Ablagesystems der Kanzlei wider. Ein Akt-Farbleitsystem markiert einzelne Rechtsgebiete bzw. zuständige Partner. Im Akt erfolgt einerseits eine historische Ablage, andererseits kann diese durch abgegrenzte Bereiche (nach dem Prinzip von Akttrennblättern) übersichtlich strukturiert werden. Ein leistungsfähiges Suchsystem liefert auch bei riesigen Aktarchiven rasch die gewünschten Ergebnisse. Im Suchergebnis werden sämtliche relevanten Details zusammengefasst und jene Mitarbeiter, die zuletzt im Akt gearbeitet haben, angezeigt.

Alles auf einen Blick

Die Struktur der Akten wurde so gewählt, dass alle wesentlichen Informationen auf einen Blick einsehbar sind. Die Struktur orientiert sich dabei an den jeweiligen Rechtsgebieten bzw. Abteilungen Ihrer Kanzlei. jurXPERT erlaubt das gleichzeitige Öffnen beliebig vieler Akten. Ist ein schneller Zugriff auf einen anderen Akt notwendig, muss der aktuell geöffnete Akt nicht geschlossen werden.

Durch frei skalierbare Abmessungen der Akten erfüllt jurXPERT auch die Anforderungen moderner Flachbildschirme. Mit größtmöglicher Flexibilität können auch Daten zwischen einzelnen Akten problemlos per Drag & Drop verschoben oder kopiert werden.

Durch einen übersichtlichen Menübaum können Bereiche des Aktes per Klick direkt angewählt werden. Dadurch lassen sich sämtliche Routinen schnell und komfortabel abarbeiten.

Ein Informationssystem zeigt neben individuellen Pauschal- und Ratenvereinbarungen und Notizen auch den letzten Sachbearbeiter des Aktes an. Die Kopiermöglichkeit von Akten und Subakten ist eine zusätzliche Erleichterung beim Arbeiten mit jurXPERT.

Umfangreiche Suchfunktionen

Die Datenbank kann mittels individuell einstellbaren Suchroutinen nach verschiedensten Kriterien und Parametern durchsucht werden. Auch die Darstellung des Suchergebnisses lässt sich punktgenau den individuellen Bedürfnissen Ihrer Kanzlei anpassen. Verschiedenste Funktionen verknüpfen in jurXPERT den elektronischen Akt mit dem abgelegten Papierakt – beispielsweise ein Barcode-Etikettendruck oder die künftige Einbindung von RFID-Chips. All dies erleichtert bei Bedarf das rasche Auffinden des physischen Aktes.

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