JurXpert – Seite 2

webERV

Ihr direkter Draht zu Wissen und Information

Bequem und einfach mit den Gerichten kommunizieren

Der klassische ERV war bereits in den letzten Jahren unverzichtbarer Begleiter aller Kanzleien und Vorreiter in Europa. Seit Sommer 2007 wurde dieser auf ein neues technisches und funktionelles Niveau angehoben. Die mögliche Kopplung mit Archivium hilft, schnell und richtig auf Urkunden zu verweisen. Die möglichen Rückverkehrsauswertungen bringen einen hohen Grad an Automatisierung. (Auswertung der Kosten, Drittschuldner und Ladungen etc.) erspart Zeit und verringert Fehler.

Mit der Einführung der strukturierten Grundbucheingabe mit 01.02.2009 müssen nun auch alle Anträge an das Grundbuchgericht über den webERV übermittelt werden. Bis zu 100 verschiedene Felder müssen dabei befüllt werden, um einen nun vollkommen strukturierten Antrag richtig zu übermitteln. Um Ihnen diese enorme Umstellung zu erleichtern, bietet jurXPERT neben dem Schnittstellen-Modul, welches den IST-Zustand der betroffenen Grundbuchseinlage übernimmt, einen intuitive Wizard-ähnliche Funktion. Spezielle Kontrollausdrucke für Juristen und Sekretariat erleichtern die Kontrolle der Eingaben vor dem Versenden.

jurXPERT webERV

Über den webERV kommunizieren Sie mit allen Gerichten, aber auch mit allen anderen webERV-Teilnehmern (mittels sogenannter Teilnehmerdirektzustellung). Sowohl klassische webERV-Schriftsätze (Klagen, Exekutionen etc.), als auch Firmenbuchanträge oder auch der ab dem 01.02.2009 gesetzlich vorgeschriebene Grundbuch-webERV sind über das jurXPERT webERV-Modul möglich.

Schriftsätze werden in einem Sendestapel gesammelt, können hier noch einmal überprüft und einzeln oder gesammelt versendet werden. An Leistungen angefügte Word-Dokumente werden von jurXPERT automatisch für eine Konvertierung in PDFs vorgeschlagen (PDF-Integration erforderlich).Vor Versendung einer Teilnehmerdirektzustellung kann jurXPERT die Zustellbarkeit nachprüfen, sprich: ob der betreffende WebERV-Teilnehmer überhaupt in der Lage ist webERV zu empfangen. Rückverkehrs-Meldungen werden von jurXPERT automatisch ausgewertet (Kostenbestimmung, GZ-Übernahme, Verhandlungstermine, etc.) und den richtigen Akten zugeordnet. Die manuelle Zuordnung zum richtigen Akt ist aber jederzeit möglich.

Der jurXPERT Grundbuch-webERV

Ist der aktuelle Grundbuchstand per Schnittstellenmodul besonders komfortabel im Akt erfasst, lässt sich spielend jede Art von Begehren in Sekundenschnelle erstellen.

Die Programmlogik verhindert nicht passende Begehren und unterstützt so einen effektiveren Arbeitsablauf in der Erstellung von Grundbuchsanträgen. Mit drei Mausklicks kann die Löschung eines Pfandrechtes begehrt werden. Im jurXPERT Grundbuch-webERV sind keine umständlichen und langen Eingaben erforderlich, da alle üblicherweise einzugebenden Daten bereits durch das Schnittstellen-Modul automatisiert importiert wurden. Nach Erstellung aller antragsbezogenen Begehren müssen die eingegebenen Daten natürlich noch kontrolliert werden. jurXPERT erleichtert diese Kontrolle dadurch, dass die Zusammenfassung des elektronischen Antrages sehr nahe an die gewohnte Form eines in Papierform eingebrachten Antrags kommt. jurXPERT bietet Ihnen außerdem die Möglichkeit, den elektronischen Antrag so darzustellen, wie diesen auch der zuständige Grundbuchsführer auf seinem Tisch liegen hat. So vermeiden Sie unnötige Missverständnisse mit Rechtspflegern und beseitigen eine weitere Fehlerquelle.

Personenverwaltung

jurXPERT gibt Menschen Profil

Die Personenverwaltung ist das Herz jeder Kanzlei. Bislang scheitern viele Lösungen an der konsequenten und einfachen Erfassung in einer zentralen Datenbank. Oft sind Personendaten auf verschiedene Datenbanken in der Kanzlei verteilt, sodass Mehrfacheingaben und der laufend notwendige Abgleich dieser Datenbanken die Kanzlei unnötig belasten. jurXPERT hingegen dient als zentrale Datenbank, die z.B. mit Microsoft Outlook® in Echtzeit abgeglichen werden kann. Auch andere Datenbanken können mittels Import/Export und Abmischmöglichkeiten eingebunden werden. Diese neue Form der Datenqualität hilft, Personen für nachhaltige Zwecke – wie Telefonie, Mail- und Faxerstellung, Marketingaktivitäten und Statistiken – einzusetzen.

jurXPERT unterstützt auch bei der laufenden neuen Datenanlage. Zum Beispiel durch den Import von Personen aus dem Grund- und Firmenbuch, dem ZMR-Register, aus Herold.at® und beliebiger Daten aus der Zwischenablage. Diese Daten können in Vorlagen, aber auch in alten Verträgen verwendet werden.

Die Personenanlage

Die einheitliche Grundstruktur für die Erfassung sämtlicher Personen (Mandanten, Anwälte, Gegner, Mitarbeiter, Ansprechpartner, Funktionsträger, etc.) ermöglicht den Zugriff auf eine zentrale Personendatenbank mit umfassender Kollisionsprüfung.
Automatismen – z.B. bei Vornamen und Rechtsformen – ermöglichen eine rasche Eingabe. Die inkrementelle Suche und Anlage von Personen erfolgt zeitsparend und übersichtlich über eine benutzerfreundliche Datenmaske.

Auch eine direkte Zuordnung von Ansprechpartnern, Beteiligten und Firmenstrukturen ist möglich. Das integrierte laufend aktualisierte Anwalts- und Gerichtsverzeichnis, lässt sich jederzeit mit den Stammdaten abgleichen – und ist daher immer auf dem aktuellen Stand. Dabei kann auf Anlagen aus Herold.at®, Daten aus der Zwischenablage (Outlook-Signatur), Firmenbuch und Grundbuch sowie ZMR-Register zurück gegriffen werden.

Die Daten von Liegenschaften mit Eigentümerstrukturen und Buchberechtigten können auf direktem Weg als solide Grundlage für Verträge und als Basis für das webERV-Grundbuch verwendet werden.

Vielfältige Anwendungen

Daten können problemlos in Word-Dokumente übernommen werden, wobei unterschiedliche Schreibweisen für natürliche und juristische Personen vorgegeben und auch in bereits bestehenden Verträgen eingesetzt werden können. Die Synchronisation mit Microsoft Outlook® (verschiedene Accounts einstellbar) ist in Echtzeit möglich (Zusatzmodul OutlookSync & Telefonie).

Pro Mitarbeiter kann definiert werden, welche Personen abgeglichen werden sollen – diese Filter ermöglichen erst den vernünftigen Einsatz der Daten am Handy oder PDA.

Die Abgleichsmöglichkeit mit der Ediktsdatei markiert automatisch insolvente Personen und betroffene Akten (Zusatzmodul Schnittstellenmodul).

Die CRM-Funktionalität kann über frei definierte Felder in beliebigen Strukturen erzielt werden – auch diese benutzerdefinierten Felder können ebenfalls als Suchkriterien bei der Personensuche verwendet werden (Zusatzmodule Vertragsmodul und Statistik Pro).

Leistungserfassung

Lückenlose Leistungserfassung sorgt für mehr Umsatz

So wie jeder Mensch verschieden ist, ist auch die Arbeitsweise jedes Mitarbeiters individuell. Während Sekretärinnen meist Leistungen direkt im Akt erfassen, sind Juristen es eher gewohnt, ihre Leistungen in einem zentralen Tool zu speichern.

Mit dem jurXPERT Leistungserfassungsblatt bietet jurXPERT genau diese Möglichkeit! Juristen, die selbstständig Leistungen im jurXPERT Leistungserfassungsblatt erfassen, entlasten das Sekretariat und steigern die Effizienz der Kanzlei. Das Tool ist so einfach zu bedienen, dass Sie sich dennoch zu 100% auf Ihre juristische Arbeit konzentrieren können.

Durch die Gegenüberstellung von Einheitssatz, Einzelleistung und Stundensatz in jedem Akt sowie der Möglichkeit, schnell einzelne Leistungen aus der Abrechnung zu nehmen, erhalten Sie eine Übersicht über die Kosten eines Aktes. In Echtzeit berücksichtigt jurXPERT jede Änderung und erstellt Honorarnoten – auf Wunsch sogar „geteilte Honorarnoten”.

Die Leistungserfassung

Leistungen werden entweder direkt im Akt oder über ein zentrales Erfassungstool – dem „Leistungserfassungsblatt” – mit Tarifen (Einheitssatz oder Einzelleistung) und Stundensatz dokumentiert. Bei der Zeitdauer kann zwischen tatsächlicher und verrechenbarer Zeit unterschieden werden. Zu jeder Leistung lassen sich bis zu fünf Mitarbeiter als Leistungserbringer und Barauslagen erfassen.

jurXPERT beherrscht die sogenannte „gemischte Abrechnung”: Einzelne Leistungen können nach einem anderem Ansatz als der übrige Akt abgerechnet werden. Zu Leistungen lassen sich mehrere Dokumentvorlagen zuordnen. Sie können sogar Webseiten und Notizen mit Leistungen verbinden!

Nach der Erfassung kann jurXPERT automatisch für Sie Kalendierungen setzen.

Beim Leistungserfassungsblatt stehen die Modi der Nach- und Echtzeiterfassung zur Verfügung. Pro Leistung sind auch mehrere Zeitabschnitte möglich. Pro Abschnitt lässt sich ein anderer Leistungserbringer oder eine andere Dokumentenversion zuordnen. Leistungen in diesem Tool können direkt im Akt gespeichert oder zentral hier erfasst und danach erst in die jeweiligen Akten übertragen werden.

Die Honorarlegung

Aus jurXPERT lassen sich vielfältige Dokumente – wie z.B. Leistungsaufstellungen, Honorarnoten, Stornonoten, Barauslagen-Honorarnoten, Gerichtskostennoten oder auch Akonto-Honorarnoten – erstellen.

Leistungen werden mit Werten aus Einheitssatz, Einzelleistung und Stundensatz angezeigt. Für eine Abrechnungssimulation lassen sich einzelne Leistungen abhaken (die neuen Abrechnungswerte werden in Echtzeit angezeigt) oder einfach eine neue Bemessungsgrundlage eintragen. jurXPERT kennt auch die Möglichkeit einer geteilten Honorarnote: mehrere Personen teilen sich die Kosten eines Aktes, wobei die Anteile in Prozenten oder absoluten Beträgen definiert werden können.

Mittels der sogenannten „permanenten Kostenänderung” lassen sich Änderungen auch von bestehenden Leistungen gleichzeitig durchführen.

Nach Honorarnoten-Erstellung erfolgt auf Wunsch eine Überleitung in die OP-Liste oder/und eine Kalendierung. jurXPERT beherrscht vielfältige Pauschalvereinbarungen, pro Akt oder direkt bei jeder Abrechnung. Sollte eine Honorarnote nicht korrekt sein, kann diese entweder gänzlich storniert oder mittels (Teil-) Gutschriften korrigiert werden.

Dokumentenmanagement

Nie wieder den Überblick verlieren!

Dokumente bereits im Basisumfang übersichtlich verwalten

Als leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem, das speziell an die Bedürfnisse von Rechtsanwälten angepasst wurde, kann das jurXPERT Dokumentenmanagement-System sämtliche Dateien – Microsoft Word®-Dokumente, digitale Fotos (z.B. Beweisfotos, Unfallfotos), Emails, PDF-Dokumente, Excel®-Tabellen, Audiodateien (z.B. Telefongespräche, Konferenzen, Diktate) oder andere – direkt im Akt speichern. Das lästige Suchen nach Dokumenten gehört somit der Vergangenheit an!

Durch das Spiegeln von Windows®-Ordnern und dem Abspeichern von Dokumenten mit „sprechenden” Namen können Sie auch auf Akt-Dokumente zugreifen, ohne jurXPERT zu öffnen. Somit kann es Ihnen nicht wie anderen Anwaltskollegen passieren, dass Sie versehentlich das falsche Dokument versenden, weil es mit einem wenig aussagekräftigen Dateinamen (z.B. einer fortlaufenden Nummer) gespeichert wurde. Die Kanzlei kann in vielen Bereichen die Dokument- bzw. Ordnerstruktur speziell konfigurieren – und gewährleistet damit eine einheitliche Struktur innerhalb des Unternehmens.

Das Dokumentenmanagement

Pro Akt legt das Programm einen eigenen Dokumentenordner an, der fortan als Speicherort für sämtliche Dateien dieses Aktes dient. jurXXPERT orientiert sich hinsichtlich Bedienbarkeit und Funktionalität am Windows Explorer® und am Betriebssystem. Sprich: sämtliche Programme, die im Windows®-Kontextmenü zur Verfügung stehen (z. B. WinZip®, WinRar®, Deltaview®, Antivirusprogramme, etc.) können direkt über jurXPERT angesprochen werden.

Das Dokumentenarchiv eines Aktes ist auch außerhalb von jurXPERT aufrufbar. Dokumente können von dort anhand des Dateinamens gut erkannt und leicht geöffnet werden. jurXPERT unterstützt das so genannte Drag and Drop: Dokumente können mit der Maus leicht von einem in einen anderen Akt oder von außen in einen bestehenden Akt kopiert oder verschoben werden. Beim Abspeichern von Dokumenten besteht die Möglichkeit, selbstdefinierte Namensvorgaben und Unterordner anzulegen, um Dokumente in einer gewohnten Ordner- und Dateistruktur darstellen zu können. Das Arbeiten mit Dokumentarten optimiert zusätzlich den Erstellungsprozess.

PDF-Integration

Das Windows-Kontextmenü wird zusätzlich mit weiteren Funktionen erweitert: Zum Beispiel mit dem Vergleich von Dokumenten, der Versendung per Mail an Aktpersonen oder einer Konvertierungsmöglichkeit in PDF-Dateien (zusätzlich Workflow-Modul und PDF-Schnittstelle notwendig).

Aus jeder Leistung heraus lassen sich Word-Dokumente erstellen, wobei auch mehrere Vorlagen zugeordnet werden können. Standardmäßig wird eine umfangreiche Vorlagensammlung angeboten. Diese Sammlung lässt sich individuell erweitern, wobei bestehende Vorlagen editiert werden können. Dokumente können auch nachträglich mit Leistungen verbunden werden. Unterstützt wird auch die Dokumentversionierung, wodurch Änderungen leichter nachzuvollziehen sind. Durch die Vollintegration von Microsoft Produkten (Word®, Excel®, Internet-Explorer®-Seite) lassen sich auch Dokumente, die außerhalb von jurXPERT erstellt werden, in eine PDF Datei konvertieren. Die jurXPERT-Lizenz kann auch durch andere Zusatzprogramme (jurXPERT Volltextsuche als integriertes Dokumentenmanagement oder Fremdsoftware, wie Hummingbird®, Windream®, Alfresco® etc.) erweitert werden.

Terminverwaltung

Tag für Tag bestens informiert

Die clevere Alternative bzw. Ergänzung zu Microsoft Outlook®

Durch den Einsatz des ausgeklügelten jurXPERT-Kalenders erübrigt sich der Einsatz einer externen Kalendersoftware. Outlook-geübte Anwender werden sich auf Anhieb zurechtfinden, da sich bekannte Features, wie Erinnerungsfunktion, Wiederholungstermine etc. auch im jurXPERT-Kalender wiederfinden. Durch die Beschränkung auf eine Software muss auch nur eine Datenbank gewartet werden. Beim Eintragen der Termine greifen Sie direkt auf Ihre Daten (Personen, Akten, Adressen…) zu. Mit dem Kanzleikalender haben Sie auch die Termine aller anderen Mitarbeiter im Überblick.

Über die Terminsynchronisierung (Zusatzmodul OutlookSync & Telefonie) werden alle Termine mit aktspezifischen Informationen (Aktenzahl, Mandant usw.) von jurXPERT mit Outlook synchronisiert. Terminänderungen werden in beide Richtungen übertragen. Sie haben den Vorteil von zwei Kalendern, wobei Eintragungen nur einmal vorgenommen werden müssen – dank vollautomatischer Synchronisierung!

Der jurXPERT Kalender

Mit dem jurXPERT Kalender steht Kanzleien eine zentrale Terminübersicht zur Verfügung, auf die alle Mitarbeiter Zugriff haben. Angelehnt an den Microsoft Outlook®-Kalender, bietet dieser gewohnte Funktionen, aber auch erweiterte Möglichkeiten.

Jedem Termin lässt sich der jeweilige Akt mit Aktdaten (Aktenzahl, Aktschreibung, Mandant etc.) – aber auch beliebige Personen, Dokumente etc. – zuordnen. Zu jedem Termin lässt sich eine individuelle Erinnerung aktivieren. Wiederholungstermine, Warnungen bei Terminkollisionen, usw. machen den jurXPERT-Kalender zu einer verlässlichen und multifunktionalen Arbeitshilfe. Jeder Mitarbeiter kann die gewünschte Standardansicht (Tages-, Wochen- oder Monatsüberblick) bzw. die angezeigten intervallgrößen (Minuten, 10 Minuten, Viertelstunde etc.) individuell festlegen.Da Termine gleichzeitig auch im allgemeinen Kanzleikalender gespeichert werden können, hat jeder User sowohl seine persönlichen Termine, als auch die Termine der Kollegen jederzeit abrufbereit. Neben klassischen Kalendereinträgen lassen sich in jurXPERT auch Fristen und Aufgaben ablegen. Für Aufgaben, wie z.B. Rückrufe, steht eine eigene Aufgabenliste zur Verfügung, die übersichtlich alle offenen und fälligen Tasks anzeigt.

Kalendereinträge mit Aktbezug werden auch in dem betreffenden Akt angezeigt. Jeder Eintrag kann darüber hinaus mit einer eigenen Prioritäts- und Statusstufe versehen werden. Nach der Erledigung können Termine über das jurXPERT Workflow-Modul automatisch in Leistungen übergeführt werden. Detailinformationen zu den Terminen werden dabei als „Leistungsnotizen” abgespeichert.

Die jurXPERT Fristenliste

In der „Fristenliste” erstellt jurXPERT eine Auflistung aller Einträge in tabellarischer Form. Diese (druckbare) Übersicht ermöglicht jedem Mitarbeiter einen schnellen Überblick über Termine, Fristen und Aufgaben. Auch die Termine von Mitarbeitergruppen lassen sich so komfortabel und übersichtlich anzeigen.

Aktenverwaltung

Ihre Kerninformationen sind nur einen Mausklick entfernt.

Nicht der Kunde muss sich jurXPERT anpassen, sondern jurXPERT passt sich den Wünschen des Kunden an. Jede Kanzlei hat je nach Größe, Spezialisierung und Klientenzahl individuelle Anforderungen an eine Software.

Das geballte KnowHow in jurXPERT lässt sich punktgenau an diese Anforderungen anpassen und sorgt dafür, dass Sie besser und schneller arbeiten. Es bleibt so mehr Zeit für das Wesentliche.

Dieses Credo spiegelt sich insbesonders in der Nachbildung des Papieraktes und des Ablagesystems der Kanzlei wider. Ein Akt-Farbleitsystem markiert einzelne Rechtsgebiete bzw. zuständige Partner. Im Akt erfolgt einerseits eine historische Ablage, andererseits kann diese durch abgegrenzte Bereiche (nach dem Prinzip von Akttrennblättern) übersichtlich strukturiert werden. Ein leistungsfähiges Suchsystem liefert auch bei riesigen Aktarchiven rasch die gewünschten Ergebnisse. Im Suchergebnis werden sämtliche relevanten Details zusammengefasst und jene Mitarbeiter, die zuletzt im Akt gearbeitet haben, angezeigt.

Alles auf einen Blick

Die Struktur der Akten wurde so gewählt, dass alle wesentlichen Informationen auf einen Blick einsehbar sind. Die Struktur orientiert sich dabei an den jeweiligen Rechtsgebieten bzw. Abteilungen Ihrer Kanzlei. jurXPERT erlaubt das gleichzeitige Öffnen beliebig vieler Akten. Ist ein schneller Zugriff auf einen anderen Akt notwendig, muss der aktuell geöffnete Akt nicht geschlossen werden.

Durch frei skalierbare Abmessungen der Akten erfüllt jurXPERT auch die Anforderungen moderner Flachbildschirme. Mit größtmöglicher Flexibilität können auch Daten zwischen einzelnen Akten problemlos per Drag & Drop verschoben oder kopiert werden.

Durch einen übersichtlichen Menübaum können Bereiche des Aktes per Klick direkt angewählt werden. Dadurch lassen sich sämtliche Routinen schnell und komfortabel abarbeiten.

Ein Informationssystem zeigt neben individuellen Pauschal- und Ratenvereinbarungen und Notizen auch den letzten Sachbearbeiter des Aktes an. Die Kopiermöglichkeit von Akten und Subakten ist eine zusätzliche Erleichterung beim Arbeiten mit jurXPERT.

Umfangreiche Suchfunktionen

Die Datenbank kann mittels individuell einstellbaren Suchroutinen nach verschiedensten Kriterien und Parametern durchsucht werden. Auch die Darstellung des Suchergebnisses lässt sich punktgenau den individuellen Bedürfnissen Ihrer Kanzlei anpassen. Verschiedenste Funktionen verknüpfen in jurXPERT den elektronischen Akt mit dem abgelegten Papierakt – beispielsweise ein Barcode-Etikettendruck oder die künftige Einbindung von RFID-Chips. All dies erleichtert bei Bedarf das rasche Auffinden des physischen Aktes.