Damit alle an einem Strang ziehen…

Arbeitsabläufe optimieren und vereinfachen

Nützen Sie die vielfältigen Möglichkeiten dieses „Workflow-Vereinfachungsmoduls”! Mit wenigen Mausklicks können Sie z. B. ein Worddokument mit einem sinnvollen und beschreibenden Namen im richtigen Unterordner abspeichern, automatisch in ein PDF mit Wasserzeichen (z.B. „Entwurf”) umwandeln und dieses PDF-File per Email an den Mandanten versenden – selbstverständlich mit der korrekten Email-Adresse! Dank der perfekten Personenverwaltung von jurXPERT. Genauso leicht geht dann das automatisierte Verzeichnen von Emails und Fax-Nachrichten von der Hand.

Auch im Verzeichnen von erledigten Terminen oder Aufgaben werden Sie optimal unterstützt: In kürzester Zeit lässt sich ein Eintrag aus dem Kalender, der Fristenliste oder einem Akt sofort in eine vordefinierte Leistung überleiten. Mittels eines frei definierbaren Leistungsstatus („abgeschlossen”, „kontrolliert”, „Post”, etc.) steuern Sie den Workflow der Kanzlei-Leistungen bzw. -Dokumente.

Das Workflow-Modul

Bilden Sie den Arbeitsablauf Ihrer Kanzlei im jurXPERT Workflow-Modul ab und optimieren Sie so Ihre täglichen Kanzleitätigkeiten! Mit Hilfe des „Magic Button” und des „Magic Folder” können Sie unter anderem E-Mails, PDF Dokumente, Excel®-Tabellen und Internet Seiten (z. B.: Online- Datenbanken wie LexisNexis® Online und RIS®) direkt als Leistung im Akt verzeichnen. Beliebige eingescannte Dokumente können besonders leicht mittels PopUp bzw. jurXPERT-Explorer in den Akt strukturiert verspeichert und verzeichnet werden.

Emails werden von jurXPERT mit „sprechenden” Dateinamen versehen, damit diese Mails jederzeit einfach gefunden werden können. Outlook®-Ordner werden überwacht, sodass Mails nach dem Versenden automatisch im Akt inkl. der entsprechenden Leistung gespeichert werden können.

Mit individuell einstellbaren Dokumentarten lassen sich Abläufe von der Dokument-Erstellung bis zur korrekten Leistungserfassung festlegen. Dokumente werden nach individuellen Vorgaben gespeichert. Dabei werden beide Abläufe – zuerst Leistung, dann Dokument und umgekehrt – perfekt unterstützt.

Die PDF-Schnittstelle

Das Workflowmodul kann mit der „jurXPERT PDF-Integration” erweitert werden. Dieser ermöglicht es, mehrere Dateien zu einer PDF-Datei umzuwandeln – und unterstützt dabei unterschiedlichste Formate und PDF-Funktionen, wie Wasserzeichen, Verschlüsselung, etc.

Schriftsätze im Word-Format können von jurXPERT selbstständig in PDFs umgewandelt werden und sind so in kürzester Zeit webERVsendefähig! Als weitere Option kann z.B. definiert werden, ob PDFs nach der Erstellung gleich als Email versendet werden sollen. Termineinträge (z.B. Konferenzen) können direkt in Leistungen umgewandelt werden: Die erfasste Termindauer wird dann als tatsächliche Dauer der Leistung gespeichert. Eine manuelle Doppelerfassung von Termin und Leistung, wie üblicherweise notwendig, entfällt hier vollständig!

Für ein perfektes Controlling von Dokumenten, die von Ihrer Kanzlei erstellt und dann außer Haus gehen sollen, lassen sich für die einzelnen Bearbeitungsschritte individuelle Leistungsstati anlegen. So besteht stets ein aktueller Überblick, welche Dokumente schon versendet wurden und welche noch im Haus sind!